你读懂管委会的会议记录(Meeting Minute)？ 作者：蔡璧徽律师

买房产的时候，如果选择的是康斗(condominium)或者合作公寓(Co-op)，难免就会需要跟物业公司和管委会(Homeowner’s Association, HOA)打交道。最平常的当然就是按时交管理费，又例如购买合作公寓必须经过管委会(HOA or Board)面试程序等等。

很多人购买康斗或者合作公寓的目的之一，就是希望自己能够什么都不要管，房子的一切由大楼管委会或者管委会请的管理公司负责，而这也确实是康斗或者合作公寓的优点——凡事不用亲力亲为，不管是铲雪、修窗户、锄草、种花、甚至过节布置，都有管理公司或者Super代为操刀，这对于不太喜欢自己动手的人、或者因为身体因素例如年纪大不太能够自行处理房子事务的人而言，一切由管理公司操办可是最好不过。

不过，凡有阳光必有阴影，便利的背后可是用钱换来的，如果适当的花费能够换取时间跟便利那当然好，然而只要有人为因素就有可能有各种「人」所带来的问题，诸如过失、偏袒、贿赂、包庇等等各种潜在问题。因此在购买康斗或者合作公寓的时候，为了更进一步地了解大楼管委会的管理状况，通常笔者作为律师，都会建议买方去审阅管委会的开会纪录(board meeting minute)，尤其是比较大型、动辄上百户的大楼更是如此，因为这种大型的社区所牵涉的利益跟管理复杂度都更高。

到底管委会的会议记录都写些什么？有什么好审阅的呢？

以下笔者从人、时、地、物几个方面剖析，跟读者们说明审阅管委会的会议纪录的重要性：

1. 人：

管委会的记录里面，往往会记载出席、列席的人、以及所有管委(board member)名单，从中就能看出这个管委会的组成是否稳定、是否常常换人、是否都没有心血就是万年管委会，或者管委会成员的离开是不是有特殊原因。此外，也可以从中看到合作公寓对于新买家的面试情况，是不是常常拒绝新买家等。

另外一个值得注意的「人」，则是列席的人士。除了管委会成员之外，如果还有一些外部人士列席，那就是需要留意的点，而且也通常代表着这个大楼有特殊事件正在发生：例如律师来管委会报告，因为大楼在打官司；或者工程包商列席说明预算，那可能是有比较大型的工程将要发生；会计师列席，可能是大楼财务有需要注意的地方等等。这些情况里，就需要特别留意那一天开会的讨论事项，甚至前后几次开会对相关议题的讨论跟决议。

举例来说，有一次笔者去审阅W大楼的会议纪录时，发现有承包商列席，于是仔细看了那一期的开会纪录以及前后几次，就发现承包商列席是为了说明屋顶检修的工程预算。果不其然，管委会在下一个会期就决定使用该承包商提出的方案大修屋顶，这可是数万元的大工程，羊毛出在羊身上，于是管委会决定在未来一年增加暂时性的专属费用(Special Assessment)，等于管理费在未来一年-几乎变成原来的两倍。于是笔者就提醒买家留意这个事项，于是在签合约前成功说服卖家一起分担管理费涨幅，为买家客人省下数千美元。

2. 时：

到底需要看多久的纪录? 一般建议至少看两年的纪录，因为两年通常已经涵盖大部分管理事务的周期。如果两年以上的纪录，那就视情况审阅。

管委会的纪录往往能透漏许多社区管理的蛛丝马迹，例如多久开会一次、是不是都有定时开会、是不是有漏掉很多会议纪录等等。一般来说，越频繁且定期开会的管委会，通常管理社区事务就越仔细，许多维修都是预防性地处理，也就不太会突然爆出太大的结构性问题。当然，预防性地管理固然有其优点，但通常也代表管理费比较高，比起那种一年开一次会，有事情才处理的管理风格，到底孰优孰劣那就是看个人喜好了。

另一个需要留意的时间点，就是管理费帐价的时机。管理费随着时间过去调涨是正常的，毕竟通膨之下每年物价也会成长。然而，如果涨管理费太频繁、或者太不频繁，那都可能透漏管理上的问题。

3. 地：

开会的地点也透漏大楼的管理情况，尤其新冠疫情以来大都采用线上开会，大楼是否也与时俱进做出调整，这也是观察重点。

4. 事：

除了前述几个背景资讯之外，当然最重要的就是开会议路的内容了。除了看一些大的决议事项之外，通常也可以寻找这个大楼常见的住户投诉(complaint)的类型，例如是否跟噪音、宠物等相关，那就可以看出这个大楼有怎样的潜在问题；另外一个需要留意的就是跟租房相关的讨论，尤其是合作公寓，通常对于出租作投资房有比较多限制；其他就是注意跟大楼财务有关的议题，举凡大型的维修计画、大楼可能需要赔钱的官司、大楼重新贷款(refinance)的决议等等，这也必须跟大楼的财务报告一起审阅，来判断大楼的财务健康程度。

例如笔者有一次在审阅时，就发现到大楼有许多住户投诉屋顶阳台漏水问题，因此跟买家说明这个情况。在我们深入调查之后，就发现这个大楼的漏水问题水很深，甚至已经在法院有案件控告开发商施工瑕疵。可以想见，如果买家没有仔细调查就购买，在过完户之后这种严重的漏水问题可是会影响居住品质，尤其这个买家还是要用来投资出租的，如果漏水又遇到难搞的租客，那可是雪上加霜。

总结：很多人买康斗或者合作公寓就是想省心，然而如果没有做好功课，遇到不良管理公司或者有问题的管委会，很有可能不但没有省到心还伤了荷包。其实管委会就是一种社区自治的精神体现，甚至可以说是民主社会自治的缩影，管委会的运作以及选举，其实都跟公司或者非营利组织的经营很相似。很多华人对于政治冷感、因而对社区事务参与兴趣也不高，其实就因此错过了很多参与、学习、了解美国各种生活事务的机会。参加管委会也许是需要拨出一点时间跟心力，但能够借此更了解自己所在的社区、真正地掌握生活品质的关键，甚至学习议事规则流程以及民主治理的精神，也是相当值得的。

作者简介：纽约执业律师、法路通律师楼合伙人，iTraining美国地产学校讲师，毕业于纽约大学法学院,专精于职业类移民以及地产商业诉讼纠纷。现任纽约台湾青商会会长、北美台湾青商会理事、台湾未来基金会理事兼法务长、并为许多非营利组织及中小企业法律顾问，曾获2019、2020年知名律师评价网站AVVO的客户肯定奖、登上2020-21年马奎斯美国名人录。着有部落格「不对称的优雅，我是旅美律师希尔维亚」，文章被刊登于法学期刊、时尚精英、优投房、NEX Media Lab、换日线等各媒体。

還有問題嗎？今天就諮詢↓

法路通律师楼

我们位于纽约市 皇后区法拉盛王子街39–07号3G室（王子大厦第三层）

3907 Prince Street, Suite 3G, Flushing, NY11354

曼哈顿办公室： 麦迪孙大道275号903室
275 Madison Ave, Suite 903, New York, NY 10016

联系方式/Contact US
欢迎事先预约，再前往律师楼
电话：718–321–7130
邮件：info@law-gz.com